یکی از چالش های بسیار مهم در هر سازمانی که روی به نرم افزار CRM می آورد، ترغیب کارشناسان و کاربران آن سازمان به استفاده از این سیستم نرم افزاری است. از عمده دلایل این عدم تمایل می توان به سهل الوصول نبودن استفاده از نرم افزار، ترس کاربران از ثبت اطلاعات فعالیت های شان، نداشتن زمان کافی برای کار با نرم افزار و … اشاره کرد. در ادامه این موارد را به صورت دقیق تر بررسی کرده ایم.

زمان و داده ها

نرم افزار CRM تنها زمانی می تواند مفید باشد، که از آن استفاده شود، البته استفاده ی درست. یکی از چالش های مهم، زمان بر بودن وارد کردن داده ها است، و تیم فروش سازمان ها ترجیح می دهد زمان خود را روی فروش و استراتژی های آن متمرکز کند، تا این که داده ها را وارد CRM کند. خوب البته می توان به آنها حق داد، آنها به دنبال فروش بیشتر و کسب در آمد بیشتر هستند.

در بهترین حالت، اگر تیم فروش بخواهد داده های حاصل از فرآیند های فروش، مثل قرار ملاقات، تماس و ایمیل و … را وارد سیستم کند، اطلاعاتی وارد می کند که همیشه تاریخ گذشته است، یعنی دیر وارد سیستم شده و همیشه هم انرژی مثبت غیرواقعی در آن قرار دارد، مثل “دیدار با شرکت X خیلی مفید بود!”

نبود داده های کافی، و درست، باعث می شود مدیران در تصمیم گیری های خودشان اشتباه کنند. بد نیست بدانید که طبق تحقیقی که نتایح آن به تازگی منتشر شده، تمایل تیم های فروش به استفاده از تبلت ۴۰۰ درصد رشد داشته، اما آنها ترجیح می دهند به جای وارد کردن داده های مربوط به کسب و کار و فروش، ایمیل شخصی شان را چک کنند.

اما راهکارهایی وجود دارد که می تواند علاقه تیم فروش را به استفاده از این سیستم بیشتر کند:

1. سادگی و خودکار بودن: سعی کنید سیستم نرم افزاری CRM تان طوری باشد که وارد کردن داده ها حداقل المقدور خودکار یا ساده باشد.
2. تشویق کنید: روی این نکته تاکید کنید که استفاده از CRM منجر به فروش بیشتر و کارا تر می شود و در نتیجه درآمد آنها نیز می تواند بیشتر شود.
3. کاربران کلیدی را پیدا کنید: کاربرانی که بیشترین استفاده از سیستم را می کنند، یافته، و مرتب بازخورد های مربوط به سیستم را از آنها دریافت کنید.

 نرم افزار CRM دقیقا چه کاری انجام می دهد و چگونه باعث افزایش فروش می شود؟
پاسخ به این سوال می تواند به شما در انتخاب درست یک نرم افزار CRM کمک کند.

در مرحله اول باید بدانیم که ماموریت اصلی CRM چیست و نرم افزار CRM قرار از در کدام یک از بخش ها وارد شده و عملکرد شما را بهتر کند؟

نرم افزار CRM چهار ماموریت اصلی را دنبال می کند، این چهار ماموریت اصلی عبارتند از:
میزان تبدیل سرنخ به مشتری را افزایش دهد
درصد بیشتر از افرادی که به شما زنگ می زنند و یا شما برای بازاریابی سراغ آنها می روید را به مشتریان شما تبدیل کند، مثلا اگر قبلا 100 نفر به شما زنگ می زدند و 10 نفر آن به مشتری تبدیل می شد، استفاده از این ابزار می تواند این عدد را تا 3 برابر افزایش دهد! یعنی 30 نفر از آن 100 نفر به مشتری شما تبدیل شود  
    
میزان خرید مجدد مشتریان، یا معرفی شما توسط ایشان را افزایش دهد 
 کمک می کند که شما با نگهداری درست مشتریان فعلی، درصد خرید آنها و مهم تر از آن درصد معرفی شدن شما توسط ایشان را افزایش دهید.
    
یک تصویر روشن از کسب وکارتان را به شما نمایش دهد 
 یک تصویر روشن از کسب وکارتان را به شما ارائه کند تا شما بتوانید تصمیمات درست و هوشمندانه تری را بگیرید، به عنوان مثال به شما بگوید که تبلیغات اینترنتی برای شما  3 برابر بهتر از تبلیغات چاپی کار کرده ویا اگر 100 نفر به امیر زنگ می زنند 20 نفرشان مشتری می شود در حالیکه از 100 نفری که به محمد زنگ می زنند فقط 5 نفر مشتری می شود و ...
    
و در نهایت همکاری تیمی و انگیزهای همکاران را افزایش داده و شرکت را از رفتارهای انسانی مستقل کند
و در نهایت این نرم افزارها کمک می کند همکاری تیمی (با تعریف وظیفه، با کامنت گذاشتن، با منشن کردن و ...) و انگیزه های همکاران (هدف فروش، تحلیل کارایی و بازی سازی) بیشتر شده و شرکت با تغییر نیروهای انسانی خود در بخش فروش و پشتیبانی دچار چالش نشود  
       
اما این نرم افزارها چگونه فروش را افزایش می دهند ؟
پاسخ ساده است:  روند پیگیری را در کسب کار شما متحول می کنند! 

پیگیری ها منظم تر و سریع تر می شود 
دیگر نیاز به هیچ برچسب، ضربدر روی کنار انگشت شست، سر رسید و حتی حافظه انسانی نیست، فقط کافی ست، کارمندان میز کار خود را  در نرم افزار CRM باز کنند،  همه چیز به شکل منظم و زمانبدی شده برای انجام رو به روی چشمان شان قرار خواهد گرفت

پیگیری ها هیچ وقت فراموش نمی شود
با نرم افزار CRM کلا مفهومی به نام فراموشی از فرهنگ کسب و کار شما حذف می شود. پیگیری ها در میز کار جلوی چشم کارمندان فروش است، وقتی تاریخ آنها رد می شود، با رنگ قرمز مشخص می شوند و تا زمانی که انجام نشوند همان جا هستند.

پیگیری ها هوشمند می شود 
نرم افزار CRM علاوه بر اینکه پیگیری های شما را سریع تر و منظم تر می کند به شما این امکان را می دهد که به صورت هوشمندانه تری پیگیری ها رو انجام دهید، مثلا کسانی که سه ماه است با آنها صحبت نکرده اید را پیدا کند و در اختیار شما برای تماس قرار دهد و یا کسانی که در طول سال گذشته علاقمندی خود را محصول X شما نشان داده اند ولی هنوز خرید نکرده اند